Bayern: Microsoft in der Verwaltung – was das für Bürger heißt

Wie abhängig sind Behörden in Bayern von Microsoft – und was bedeutet das für die Bürger im Bachgau, in Aschaffenburg und im Landkreis? Die Frage ist wieder aktuell: Mitte Oktober hat die britische Wettbewerbsbehörde CMA vorgeschlagen, Microsoft bei Business-Software eine „strategische Marktstellung“ zuzuschreiben. Für Fachleute ist das ein Warnsignal, das auch für die Microsoft-Nutzung in der Verwaltung in Bayern gilt.

Darum geht es

Die britische Competition and Markets Authority (CMA) hat am 16. Oktober 2026 ihre Untersuchung zum Software-Ökosystem von Microsoft vorgelegt. Sie sieht den Konzern bei Betriebssystemen, Büroprogrammen, Sicherheitssoftware, Servern und Datenbanken in einer starken Stellung. Ein zentraler Befund: Für viele Kunden ist ein Wechsel zu anderen Anbietern so teuer und aufwendig, dass er praktisch kaum infrage kommt. Bis 13. November läuft eine öffentliche Konsultation, endgültig entscheiden will die Behörde bis Februar 2027. Die Unterlagen stehen auf der Verfahrensseite der CMA (englisch).

Der IT-Sicherheitsrechtler Prof. Dennis-Kenji Kipker vom cyberintelligence.institute in Frankfurt fordert in einem Kommentar bei heise online, dass auch Deutschland und die EU daraus Konsequenzen ziehen. Sein Argument: Lizenzbedingungen und Wechselhürden sind in Frankfurt dieselben wie in Großbritannien. Wer einen Anbieter nur noch theoretisch wechseln könne, sei nicht souverän, sondern abhängig.

Microsoft in der Verwaltung in Bayern: die Zahlen

Wie viel Geld im Spiel ist, zeigt eine Anfrage der SPD-Landtagsfraktion, über die im Sommer berichtet wurde: Der Freistaat hat von 2020 bis 2025 mehr als 258 Millionen Euro für Microsoft-Produkte und -Dienstleistungen ausgegeben. Im Doppelhaushalt 2026/27 sind weitere rund 102 Millionen Euro vorgesehen – zusammen rund 360 Millionen Euro in acht Jahren. Die Ausgaben der Kommunen, also auch von Städten, Märkten und Landkreisen, sind darin nicht enthalten. Allein für Microsoft 365 haben sich die jährlichen Kosten des Freistaats in diesem Zeitraum von 8,8 auf 18,3 Millionen Euro mehr als verdoppelt.

Die Staatsregierung wollte ihre Microsoft-Verträge ursprünglich bündeln und Verwaltungsarbeitsplätze auf Microsoft 365 umstellen. Nach heftigem Streit zwischen CSU und Freien Wählern liegen diese Verhandlungen auf Eis. Das Digitalministerium unter Fabian Mehring testet stattdessen einen „digital souveränen Arbeitsplatz“ – an einem Teil der Arbeitsplätze im Ministerium, bei der BayKommun und auf Rechnern ausgewählter Kommunen. Bund und Länder haben vereinbart, dass bis Ende März 2027 souveräne Alternativen zu herkömmlicher Büro-Software bereitstehen sollen.

Was das für die Bürger bedeutet

Auf den ersten Blick ist das ein Thema für IT-Abteilungen. Tatsächlich betrifft es jeden, der mit einem Rathaus, dem Landratsamt oder einer Landesbehörde zu tun hat:

• Steuergeld: Lizenzkosten zahlen am Ende die Bürger. Steigen die Preise und ist ein Wechsel kaum möglich, hat die öffentliche Hand wenig Verhandlungsspielraum.
• Daten: Bauanträge, Meldedaten, Sozialleistungen oder Schriftverkehr mit dem Amt liegen zunehmend in Software und Cloud-Diensten eines einzigen US-Konzerns. Kritiker sehen darin ein Risiko für den Schutz dieser Daten.
• Ausfallsicherheit: Hängt fast alles an einem Anbieter, kann eine Störung, ein fehlerhaftes Update oder eine Änderung der Vertragsbedingungen viele Behörden gleichzeitig treffen – und damit Dienstleistungen für die Bürger.
• Künstliche Intelligenz: Microsofts KI-Assistent Copilot ist inzwischen fest in Word, Excel, Outlook und Teams eingebaut. Die CMA will deshalb auch prüfen, ob andere KI-Anbieter überhaupt noch faire Chancen haben.

Gerade Kommunen haben die Digitalisierung zuletzt stark ausgebaut. Die Stadt Aschaffenburg bietet zum Beispiel mehr als 100 Online-Dienste an, Bauanträge laufen dort seit Februar 2024 digital. Umso wichtiger ist die Frage, auf welcher Software das alles läuft.

Hintergrund: Was Wettbewerbshüter bisher getan haben

• Das Bundeskartellamt hat Microsoft im September 2024 als Unternehmen mit „überragender marktübergreifender Bedeutung“ eingestuft. Damit kann es dem Konzern nach § 19a des Wettbewerbsgesetzes bestimmte Praktiken untersagen. Kipker kritisiert, dass seither wenig passiert sei.
• Die EU-Kommission hat 2025 Zusagen von Microsoft im Verfahren um Teams angenommen: Office-Pakete gibt es seither auch ohne Teams. Das betrifft aber nur ein Produkt.
• Der EU Data Act verbietet Cloud-Anbietern ab dem 12. Januar 2027, Gebühren für den Wechsel zu einem anderen Anbieter zu verlangen.

Kipker schlägt vor, dass der Staat als Großkunde vorangeht: Bei Ausschreibungen sollten Wechselkosten und Ausstiegsszenarien künftig stark gewichtet, offene Standards und dokumentierte Schnittstellen verbindlich vorgeschrieben werden. Behörden und Betreiber wichtiger Infrastruktur sollten nachweisen müssen, dass sie notfalls den Anbieter wechseln können.

Gut zu wissen: Alternativen gibt es

Für Behörden entwickelt das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) mit openDesk einen Büro-Arbeitsplatz aus Open-Source-Bausteinen – mit Textverarbeitung, Tabellen, Mail, Kalender, Dateiablage und Videokonferenzen. Auch für Privatleute ist der Umstieg leichter als oft gedacht. Wie das zu Hause gelingt, zeigen unsere Beiträge Linux statt Windows im Bachgau und Windows 10: Sicherheitsupdates bis Oktober 2027. Wer seine Fotos und Dateien lieber selbst verwaltet, findet in unserem Ratgeber zum Heimserver mit Nextcloud und Immich eine Anleitung.